L’offerta in oggetto prevede i seguenti servizi/forniture:

1. Attivazione della piattaforma di videoconferenza
2. Acquisizione elenco utilizzatori del servizio indicati dalla PA -Per ciascun soggetto di dovrà indicare nome e cognome, funzione, indirizzo mail e recapito telefonico
3. Condivisione con il committente degli orari a sua diposizione per la schedulazione e gestione delle riunioni. E’ possibile impegnare fino a 20 ore mensili
4. Test di verifica della connettività con breve corso di formazione on line ai soggetti indicati nell’elenco di cui al punto 2. in questo modo si riducono gli imprevisti durante lo svolgimento dei Consigli e delle Giunte. Eventuali formazioni aggiuntive, se richieste, saranno quotate a parte. Un tecnico di Archivia contatterà i soggetti presenti nell’elenco di cui al punto 2) per verificare la connettività e fornire le indicazioni necessarie sulle modalità e le funzionalità di partecipazione alle videoconferenze. In questo modo si riducono gli imprevisti durante lo svolgimento dei Consigli e delle Giunte.
5. Formazione specifica al responsabile dell’Ente per apprendere le funzionalità avanzate della piattaforma (organizzazione riunioni, gestione dei partecipanti, ecc.)
6. Gestione riunioni (Consigli Comunali e Giunte Comunali)
   1. invio data e ora della riunione ad Archivia con l’elenco dei partecipanti, a cura del Comune;
   2. pianificazione della riunione ed invito dei partecipanti con tutte le istruzioni per il collegamento alla videoconferenza, a cura di Archivia;
   3. avvio della riunione, a cura del Comune con la collaborazione di un tecnico di Archivia;
   4. svolgimento della videoconferenza e chiusura dell’evento (interamente gestita dalla PA).
7. Restituzione della registrazione della videoconferenza se effettuata, a cura di Archivia.

Piattaforma di videoconferenza
Per la gestione delle riunioni in modalità di videoconferenza, Archivia utilizza le principali piattaforme in commercio in funzione delle dimensioni e delle specifiche esigenze del committente che, in ogni caso, garantiscono le seguenti caratteristiche legate alla sicurezza:

• Crittografia SSL (Secure Socket Layer) SSL - protocollo crittografico usato nel campo delle telecomunicazioni e dell'informatica che garantisce lo scambio sicuro di dati
  
• Centri dati con certificazione SOC 2 SOC 2 - è un rapporto basato sui principi e i criteri Trust Services esistenti di AICPA per valutare i sistemi di informazione di un'organizzazione relativi a sicurezza, disponibilità, integrità di elaborazione e riservatezza o privacy
  
• Conformità HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) legge federale degli Stati Uniti che regola l'uso, la divulgazione e la protezione di informazioni sulla salute. E’ conforme a GDPR
  
• TLS 1.2 (Transport Level Security) è una versione più avanzata, sicura e moderna dell'SSL AES 256-bit encryption

Le caratteristiche tecniche dell’applicativo utilizzato sono:

• Max 100 partecipanti
• Tempo illimitato, videoconferenza in formato HD
• Visualizzazione in primo piano dello speaker, vista a griglia (max 25)
• Condivisione schermo, applicazioni e file
• Accesso attraverso browser, app mobile, app desktop
• Meeting schedulati
• Gestione e controllo partecipanti (privilegi, aggiungi, rimuovi, silenzia, ecc.)
• Gestione sondaggi (voto)
• Richiedi la parola
• 2 GB Cloud per registrazioni in MP4

Archivia si impegna ad utilizzare le migliori piattaforme di videoconferenza disponibili sul mercato e non risponde di eventuali sospensioni o malfunzionamenti del servizio.

• Tempi di attivazione: 7 giorni
• Durata del servizio: mesi 4
• Costo del servizio: € 200,00 IVA inclusa
• Eventuali formazioni aggiuntive: € 20,00 IVA inclusa cad.
• Eventuale supporto servizio di assistenza durante la video conferenza: € 70,00 iva inclusa per singolo consiglio comunale (nell’arco della giornata/orari di lavoro)

Scheda Ordinativo